Comment rester connecté et socialement éloigné tout en retournant au bureau

: By Daniel Beunza, City et Derin Kent

Merci de votre visite InnerSelf.com, où il y a 20,000+ des articles qui changent la vie et qui font la promotion de « Nouvelles attitudes et de nouvelles possibilités ». Tous les articles sont traduits en Plus de 30 langues. S'abonner au magazine InnerSelf, publié chaque semaine, et au Daily Inspiration de Marie T Russell. Magazine InnerSelf est publié depuis 1985.

pause

Deux mètres l'un de l'autre. Shutterstock.com

Des entreprises du monde entier se demandent comment et quand retourner au bureau. La santé et la sécurité ont pris une toute nouvelle signification à l'ère du coronavirus. Pour ramener les gens en toute sécurité, les options de refonte du bureau sont déconcertantes. Comment les bureaux devraient-ils être agencés pour permettre une distanciation sociale en plus des avantages d'être dans la même pièce? Et les gens doivent-ils revenir cinq jours par semaine?

De nombreuses entreprises cherchent à faire travailler certains employés à domicile, parfois. Mais à moins d'y réfléchir soigneusement, les entreprises courent le risque de rester coincées entre les deux, ne réalisant ni les avantages du bureau traditionnel ni la sécurité conférée par la maison.

Considérez, par exemple, le Bureau de 6 pieds. Ce concept, développé par une multinationale de l'immobilier commercial, Cushman et Wakefield, vise à garantir que les employés restent à six pieds l'un de l'autre à tout moment. Il est réalisé en espaçant les bureaux, en créant une circulation à sens unique des personnes et en incluant des signes visuels dans la moquette autour de chaque bureau afin d'inciter les gens à garder leurs distances.

Cette idée court le risque de jeter le bébé avec l'eau du bain. En tant que spécialiste en architecture Kerstin Sailer a noté, sa combinaison de meubles distants, de coups de coude et d'avertissements peut également stigmatiser les interactions sociales, poussant toute communication en ligne, même au bureau. Si tel est le cas, pourquoi ne pas simplement travailler à domicile?

Les entreprises doivent intégrer une leçon essentielle du verrouillage du COVID-19: Zoom fonctionne étonnamment bien. Mais l'interaction informelle présente également de nombreux avantages - ce qu'un appel vidéo préétabli ne peut pas reproduire. À la lumière de cela, nous proposons un système hybride du meilleur des deux mondes. Si moins de personnes viennent pour maintenir la distance sociale, il est préférable que toutes les équipes soient représentées. Et l'aménagement du bureau doit faciliter les relations entre les personnes plutôt que les séparer.

Communication planifiée vs non planifiée

Il existe une distinction importante entre la communication planifiée et non planifiée au travail. La communication non planifiée se déroule généralement lors de rencontres fortuites et, surtout, implique des conversations entre les équipes. Ici, la proximité est nécessaire.

En effet, les différentes équipes ne font généralement pas partie de la même ligne hiérarchique, et la communication dépend donc d'engagements imprévus comme se surprendre à se parler ou à des rencontres fortuites dans le couloir. Cela peut avoir de réels avantages commerciaux. Comme l'un de nous l'a documenté dans notre livre récent, l'interaction sociale non planifiée entre les bureaux à proximité dans un parquet de Wall Street a amélioré l'utilisation des modèles financiers.

Dans le cas d'une communication planifiée, la technologie de conférence à distance a rendu la proximité moins importante. La raison en est que la communication au sein de l'équipe se déroule généralement de manière planifiée et régulière, de sorte que tout ce dont elle a besoin est une plate-forme numérique.

Les appels vidéo fonctionnent bien pour une communication planifiée. Shutterstock.com

Ce message est ressorti clairement d'un événement de panel que nous avons organisé au Centre des risques systémiques du LSE. Charles Bristow, responsable mondial du trading de taux à la banque d'investissement JP Morgan, et l'un des panélistes, a expliqué qu '«une équipe de personnes qui négocient ensemble sur un seul produit reçoit des demandes de renseignements par les mêmes canaux» et «utilise les mêmes outils». Pour cette raison, communiquer à distance est incroyablement facile et peut même être plus efficace.

La proximité physique est donc principalement nécessaire pour une communication non planifiée. Cela signifie que le travail à distance peut continuer à peu de frais pour la communication planifiée. Et cela signifie potentiellement que si les entreprises souhaitent ramener un nombre limité de personnes au bureau, elles devraient se concentrer sur au moins un membre de chaque équipe. Cela permettra une communication entre équipes, qui repose sur la proximité physique.

Garder tout le monde engagé

Un autre élément important de la conception de bureau à prendre en compte est la mesure dans laquelle il facilite l'engagement des employés - si les gens quittent leur bureau pour entrer en contact face à face. Ceci est important pour construire de meilleures relations entre collègues et la culture d'entreprise.

Pour faciliter cela, l'accent mis sur la distance sociale doit faire la distinction entre distance et accessibilité. Alors que la distance réduit la mesure dans laquelle les gens peuvent s'engager les uns avec les autres et collaborer, la recherche en architecture montre que la facilité d'accès et la facilitation des mouvements peuvent en partie compenser la distance.

Comme Sailer a établi, dans une maison où chaque pièce est accessible à toutes les autres pièces par une porte, la connexion est beaucoup plus facile que dans une maison où vous ne pouvez accéder à une pièce donnée que depuis la pièce voisine. En d'autres termes, le même degré de distanciation entre les gens peut conduire à des niveaux d'engagement très différents.

Pour atteindre cette connectivité (tout en maintenant la distance sociale), les entreprises peuvent tirer parti du retour échelonné des employés pour supprimer certains bureaux et créer un couloir autour de la périphérie de leurs bureaux à aire ouverte, donnant aux employés la possibilité de se connecter facilement. Les rencontres et les conversations peuvent être davantage facilitées par les coins et recoins à l'extérieur d'un tel couloir, de sorte que les employés puissent avoir des rencontres rapides en tête-à-tête sans bloquer la circulation.

Le retour au bureau après des mois de travail à distance permet aux entreprises de rendre leurs installations plus efficaces. Ils peuvent intégrer les avantages du travail à distance, tout en s'assurant que les gens peuvent interagir et échanger des idées d'une manière plus sûre que s'ils reproduisaient aveuglément leurs arrangements de travail pré-COVID.

À propos des auteurs

Daniel Beunza, professeur agrégé de gestion, City, Université de Londres et Derin Kent, chercheur postdoctoral en gestion, Université Aalto

Cet article est republié de The Conversation sous une licence Creative Commons. Lis le article original.

pause