Je multitâche, mais je n'arrive toujours pas à tout finir!

Il y a quelques années, peu de temps après l'effondrement du disque dur de mon ordinateur, j'étais un peu en retard dans l'impression de mes chèques dans mon système comptable pour le cycle de paiement. Pour gagner du temps, j'ai décidé de répondre aux emails en attendant que chaque contrôle passe par l'imprimante.

J'ai économisé du temps parce que pendant le chargement de mon prochain courriel (j'ai une connexion Internet lente), j'attirais mon attention sur la prochaine étape du processus de facturation. Quand l'e-mail a fini de charger, je laissais la facture payante et renvoyais mon attention à l'email. D'avant en arrière. D'avant en arrière. Dans ces moments-là, je pensais que j'économisais beaucoup de temps. Après tout, je faisais quelque chose de productif pendant le chargement de la page. En y repensant, j'ai probablement enregistré un total d'environ cinq minutes.

Avance rapide vers l'e-mail que j'ai reçu une semaine plus tard de BK&A lorsque j'ai vérifié mon téléphone entre les rendez-vous clients:

Salut Hélène,

J'ai donné votre chèque à notre équipe des finances quand je suis rentré de la réunion, et ils ont fait remarquer à moi que le chèque n'a pas été signé.

Voulez-vous que je vous l'envoie par la poste pour une signature? Voulez-vous que je vienne à votre bureau? Faites-moi savoir ce qui fonctionne pour vous et nous aurons tout compris.


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Merci!
Ryan

À ce moment-là étant seulement 10 minutes loin de leur bureau (et ne voulant pas les attendre plus longtemps sur les fonds), j'ai conduit là-bas. Dix minutes pour y arriver. Quelques minutes pour discuter avec Ryan. Dix minutes en arrière.

Temps total passé: environ minutes 25.
Temps précédemment enregistré: minutes 5.
Temps total perdu: 20 minutes.

Voilà pour gagner du temps en multitâche.

Est-ce que Polyvalence Save the Day?

J'aimerais pouvoir vous dire que le multitâche sauvera la journée, mais il fera en réalité le contraire. Il y a quelques cas où cela peut aider (je donnerai des exemples bientôt), mais la plupart du temps, le multitâche nous blesse. Il suffit de lire la recherche à ce sujet.

Une équipe de chercheurs de l'Université de Glasgow, Université de Leeds, et de l'Université de Hertfordshire a constaté que notre efficacité diminue de 69 pour cent pour les femmes et 77 pour cent pour les hommes quand nous multitâche ou d'une tâche-switch! Il est une preuve de plus que le multitâche on nous a dit de lutter pour la 1990s est certainement pas l'un des outils de gestion du temps, nous devrions engager.

Le multitâche divise le cerveau en deux. S'il n'y a qu'une seule tâche, le cerveau entier est utilisé. S'il y a deux tâches, le cerveau se divise en deux parties, et chaque moitié travaille sur une tâche. S'il y a plus de deux tâches simultanées, le cerveau ne peut pas fonctionner. Nous nous donnons des symptômes semblables à ADD lorsque nous faisons plusieurs choses en même temps!

Une étude menée à l'Université de Californie à Irvine a montré que lorsque les tâches sont fragmentées et que le changement de tâche se produit, les travailleurs doivent atteindre 25 minutes pour revenir à la tâche d'origine s'ils retournent. Les participants à l'étude ont signalé que cette façon de travailler pue.

Encore plus effrayant est le fait que beaucoup de gens dans les études dont je parle étaient autoproclamés "experts multitâches." Ils ont estimé qu'ils étaient capables d'accomplir plusieurs tâches, pouvaient faire un bon travail, et souvent apprécié la montée d'adrénaline d'essayer de faire tellement à la fois. Ils ne se sont pas rendu compte à quel point ils ont mal performé jusqu'à ce qu'on leur montre leurs résultats de tâches uniques par rapport à leurs résultats multitâches.

Bottom line: Nous pensons que nous sommes bons à la jonglerie, mais nous ne le sommes pas.

Quand est-ce Polyvalence réellement?

Je crois que les humains sont capables de multitâche avec faiblefonctions cérébrales. "Low-function" signifie que la réflexion n'est pas nécessaire parce qu'il y a une sorte d'action par cœur (mouvements automatiques, sans arrêt) qui est appliquée.

Exemples :

Peindre vos ongles tout en écoutant le play-by-play des Dallas Cowboys

Déchiquetage de documents lors de publicités en regardant la télévision

Gossiping sur le téléphone tout en remuant un pot de chili sur le poêle

Il est également facile de laisser une tâche en arrière-plan pendant que vous concentrer sur une tâche à la pointe. Ceci est techniquement pas multitâche parce que votre cerveau ne fonctionne pas sur deux choses à la fois. Je demande ce fantôme-tâches.

Exemples :

Nettoyage de la maison pendant qu'un chargement de linge est dans la laveuse ou la sécheuse

Vidage plats du lave-vaisselle pendant que votre gruau se réchauffe au micro-ondes

Dépôt des documents pendant que votre PC prend pour toujours (d'accord, cinq minutes) pour démarrer

Mais comme le montre la recherche, nous sommes incapables de bien faire plusieurs choses en matière de Élevéeles opérations cérébrales fonctionnelles. Nous ne pouvons pas accomplir deux tâches efficacement en même temps ou en alternant. Nous pouvons faire les deux tâches à des niveaux médiocres, mais pas à des niveaux extrêmement bons parce que nous n'utilisons pas tout notre cerveau et ne nous concentrons que sur une seule tâche à la fois. Et cela nous coûte du temps et nous cause du stress à long terme.

Peut-on réussir à multitâcher des activités à haute performance cérébrale?

Vous ne devriez pas faire deux choses à la fois qui exigent la pensée ou de la concentration, ou permuter au milieu de travailler sur deux tâches qui nécessitent votre cerveau pour faire une réflexion - peu importe comment sans importance vous croyez que les pensées pourraient être.

Exemples :

Conduite et textos / emailing

Participer à un appel d'affaires important tout en vérifiant le courrier électronique

Vérification du courrier électronique entre les différents éléments du projet de loi de paiement ou de création de propositions ou de rapports

Même si vous avez été conduite pour 50 années, la conduite est pas une fonction rote. Il exige des décisions fraction de seconde à faire, surtout s'il y a un idiot de conduire à côté de vous. Texting - oui, même LOL IMHO - nécessite votre cerveau pour lire ce que quelqu'un a communiqué avec vous, pensez à une réponse, et le relais à vos doigts quoi taper dos. Vous ne pouvez pas faire les deux bien en même temps. Il suffit de demander à quelqu'un qui a été impliqué dans un accident de voiture avec un chauffeur qui utilisait sa / son smartphone.

La vérification des courriels - aussi banale que soit le message - est une tâche à haute fonction cérébrale parce que vous devez lire, traiter l'information et y répondre. Un appel d'affaires important nécessite une réflexion et des réponses. Le processus de paiement des factures est une tâche à haute fonction cérébrale, car vous devez payer le bon montant à la bonne entité, vous déconnecter et vous assurer que le paiement est livré au bon endroit.

Dans mon histoire plus tôt, je tentai de la tâche-switch entre ces tâches de haut-cerveau-fonction, qui est la raison pour laquelle je me suis retrouvé faire une erreur ... ce qui m'a coûté du temps plus tard.

Comment gagner 45 minutes pour chaque heure que vous ne pas multitâche!

Pensez-y: si vous deviez effectuer plusieurs tâches et / ou changer de tâche pendant une heure, selon les recherches, votre performance chuterait de 69 à 77%, ce qui signifie que vous gaspilleriez les minutes 45 de votre temps. C'est là que le temps disparaît! Nous nous sommes laissés faire ça!

Si vous souhaitez réduire les performances de votre travail de plus des deux tiers et perdre du temps dans le processus, la meilleure façon de le faire est de continuer à vous permettre d'effectuer plusieurs tâches et de changer de tâche. Mais tu ne veux pas ça, n'est-ce pas? Vous êtes ici pour gagner du temps et réduire vos niveaux de stress. Votre tâche fantôme peut continuer, mais le multitâche et la commutation de tâches doivent se terminer. À présent. Et vous êtes en contrôle total de cela parce que c'est votre décision.

Voici les stratégies derrière la tactique.

Construisez votre conscience.

Lorsque vous vous trouvez déplacer en mode multitâche ou d'une tâche de commutation, dites-vous d'arrêter. Dites-le à haute voix si vous avez besoin. "Arrêtez!" Choisissez une tâche sur laquelle vous concentrer pour les prochaines minutes 15.

Avoir un plan pour votre journée.

Savoir exactement ce que vous devez accomplir ce jour-là vous aidera à rester concentré et à éviter le multitâche.

Déterminez votre attention.

Que vous ayez ADD, ADHD ou Squirrel! (l'étiquette humoristique - provenant peut-être du film 2009 Up - utilisé par beaucoup pour désigner l'affliction de ceux qui sont facilement distraits), nous avons tous des périodes d'attention plus courtes de nos jours - surtout si nous travaillons sur quelque chose qui n'est pas amusant.

Commencez à chronométrer combien de temps vous êtes capable de travailler sur une seule tâche. Avoir un nombre estimé vous aidera à établir votre flux de travail. (Mon attention n'est que de neuf minutes sur des tâches ennuyeuses.)

Découvrez votre meilleur temps de cerveau.

Nos cerveaux ont tendance à fonctionner à des niveaux élevés pendant certaines parties de la journée et des niveaux inférieurs à d'autres moments. Il est au cours de ces temps faibles que nos cerveaux ont tendance à passer en mode multitâche parce qu'ils sont trop fatigués pour rester concentré. Évitez de travailler sur vos tâches les plus critiques pendant votre temps faible cerveau de la journée.

Trouver un espace de travail productif.

Parfois, nous basculons par inadvertance parce que nous sommes distraits. (Écureuil!) Lorsque vous avez un projet important à travailler, trouvez un espace sans visuels (œuvres d'art frappantes, tas d'échos, écran d'ordinateur) ou des distractions auditives (parler, musique, indicateur de message sur votre téléphone ou ordinateur).

Videz votre bureau de tous les matériaux sauf ce dont vous avez besoin.

Vous pouvez avoir plusieurs projets en attente, mais vous ne pouvez travailler efficacement que sur un projet à la fois. Rangez le matériel pour tous les autres projets et ne gardez sur votre bureau que les documents qui s'appliquent au projet unique sur lequel vous vous concentrerez pendant cette période de travail.

Utilisez une minuterie pour vous concentrer sur le laser.

Vous pouvez choisir un nombre aléatoire comme les minutes 8 ou 15. Mieux encore, si vous connaissez votre capacité d'attention, réglez la minuterie sur ce nombre. La minuterie est un rappel visuel que vous êtes censé travailler sur quelque chose. C'est aussi votre sécurité intégrée. Si vous vous êtes égaré, la minuterie vous retiendra quand elle s'éteint.

Postez votre objectif dans votre espace de travail.

En plus ou à la place d'une minuterie, pensez à afficher votre objectif de tâche afin que chaque fois que vous lève les yeux pour permettre à votre cerveau de vagabonder, votre objectif affiché vous rappelle ce sur quoi vous êtes censé travailler.

Prendre des pauses.

Le cerveau de tout le monde se fatigue à un rythme différent. Lorsque vous sentez que votre cerveau commence à se dégrader (moins d'énergie, plus difficile à concentrer), votre cerveau deviendra plus susceptible de prendre des décisions moins importantes concernant votre temps. Alors donnez à votre cerveau une pause une fois toutes les heures ou deux. Faites une petite promenade, respirez profondément, allez vous amuser. Mais réglez votre minuterie pour quand il est temps de revenir!

Célébrez le temps concentré.

Réfléchis à la puissance de ton cerveau pendant que tu te concentrais. Célébrez en souriant, en jetant vos mains en l'air comme si vous ne vous en souciez pas, ou même en faisant une petite danse joyeuse. Cela va créer des endorphines. Le corps a soif d'endorphines. Lorsque le cerveau associe votre attention à la célébration et aux endorphines, il aura besoin de plus de concentration. Obtenez accro à se concentrer!

L'ÉTAPE SUIVANTE

Une tâche à la fois, même si ce n'est que pour les minutes 15. Quinze minutes de mise au point laser est bien meilleure qu'une heure de multitâche et de changement de tâche, au cours de laquelle nous perdrions environ minutes 45.

Hey! Vous pourriez laser-focus pour 15 minutes, puis tomber ou de l'exercice ou faire une sieste pour l'autre 45 à la place! Il est le même laps de temps, mais vous pouvez obtenir beaucoup plus fait lorsque vous prenez la décision d'une seule tâche.

© 2016 par Helene Segura. Utilisé avec la permission de
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Source de l'article

Le Inefficacité Assassin: Tactics de gestion du temps pour Travailler plus intelligemment, pas plus long par Hélène Segura.L'assassin de l'inefficacité: tactiques de gestion du temps pour travailler plus intelligemment, pas plus longtemps
par Hélène Segura.

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À propos de l’auteur

Hélène Segura, MAEd, CPOHelene Segura, MAEd, CPO, s'est entretenue avec des milliers de personnes, leur apprenant à gérer le stress en reprenant le contrôle de leur travail chaotique et de leur vie personnelle. Elle a coaché ​​des centaines de clients pour améliorer leur productivité et leur performance personnelles en appliquant des techniques de neuroscience et de modification du comportement pour éliminer les habitudes destructrices et chronophages. Hélène a été présentée comme une experte en organisation dans plus de 100 media apparences. Visitez son site web à www.HeleneSegura.com