Règles de messagerie 10 qui réduiront vos niveaux de stress

Règles de messagerie 10 qui réduiront vos niveaux de stress Shutterstock

Les e-mails et les téléphones intelligents peuvent être stressants. Les universitaires appellent cette connexion de travail constante "Technostress". Par conséquent, de nombreux pays européens offrent maintenant aux employés la «Droit de se déconnecter».

La manière dont le courrier électronique est utilisé est complexe, elle ne peut pas simplement être qualifiée de «bonne» ou de «mauvaise» et les recherches montrent que personnalité, le type de travail des personnes et leurs objectifs peuvent influencer la manière dont ils réagissent au courrier électronique.

Les bonnes pratiques en matière d'utilisation du courrier électronique ne consistent pas uniquement à limiter le nombre de courriers électroniques envoyés, mais également à améliorer la qualité de la communication.

Voici dix conseils pour réduire le stress du courrier électronique au travail:

1. Obtenez la ligne objet juste

Utilisez des lignes d'objet claires et exploitables.

La ligne d'objet doit indiquer le contenu exact de l'e-mail en six à dix mots afin de permettre au destinataire de le hiérarchiser sans même l'ouvrir. Sur les appareils mobiles, de nombreuses personnes ne voient que les premiers caractères 30 d'une ligne d'objet. Alors soyez bref. Mais faites-le suffisamment descriptif pour donner une idée de ce qu'est le courrier électronique à partir de la ligne d'objet.

2. Demandez-vous: le courrier électronique est-il le bon moyen?

Êtes-vous dans le même bureau? Pourriez-vous aller parler à la personne? Pourriez-vous appeler? Souvent, ces autres formes de communication peuvent éviter les échanges inefficaces d’e-mails.

Des plateformes de messagerie instantanée et d’appel vidéo telles que Mou et Skype pourrait être plus approprié pour la messagerie interne rapide. De plus, n'oubliez pas que la plupart des conseils ci-dessous s'appliquent à tous les types de communication électronique.

3. Ne pas envoyer de courrier électronique en dehors des heures de bureau

La recherche montre les e-mails en dehors des heures normales rendent plus difficile la récupération du stress professionnel.

Essayez d'influencer la culture de votre entreprise en évitant d'envoyer ou de répondre aux courriels en dehors de vos heures de travail normales.

Règles de messagerie 10 qui réduiront vos niveaux de stress Arrête de faire ça. Shutterstock

La direction doit donner l'exemple et éviter de contacter son personnel en dehors de ses heures normales de travail. Quelques lieux de travail même désactiver l'accès de messagerie aux employés en dehors des heures de travail. Pensez à la mettre en œuvre tout en conservant un système téléphonique de secours pour les contacts d'urgence uniquement.

Nouvelle recherche a également montré que le simple fait de s’attendre à une heure de contact 24 pouvait avoir un impact négatif sur la santé des employés.

4. Utilisez l'option de livraison différée

Pourquoi personnes comme intégrer leur vie professionnelle et familiale et continuent souvent de travailler de la maison pendant leurs heures de travail. Si vous êtes l'une de ces personnes ou si vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, envisagez d'utiliser l'option de remise différée afin que vos courriels ne soient pas envoyés avant le jour ouvrable suivant et n'interfèrent pas avec les heures de travail des autres.

5. Restez positif

Pensez à la qualité de la communication par courrier électronique. Pas seulement la quantité. Les modifications apportées à l'utilisation du courrier électronique doivent également mettre l'accent sur la qualité de l'envoi et prendre en compte la réaction émotionnelle du destinataire.

La recherche suggère il est beaucoup plus facile d’escalader les conflits et de mal interpréter les messages lorsqu’ils sont communiqués par courrier électronique. Par conséquent, s'il s'agit d'une mauvaise nouvelle, repensez à la règle #2: le courrier électronique est-il le bon moyen?

6. Essayez 'pas d'email vendredi'

Pour changer la culture de l’entreprise et amener les gens à penser à d’autres méthodes de communication que le courrier électronique, essayez “Pas d'e-mail vendredi” le premier vendredi de chaque mois, voire chaque semaine. C’est une initiative suggérée par des experts de la Forum national sur la santé et le bien-être au travail, et est utilisé par les entreprises dans le monde entier. Les employés sont encouragés à organiser des réunions en face-à-face ou à prendre leur téléphone - ou tout simplement à se familiariser avec les nombreux courriels qu'ils ont déjà dans leur boîte de réception ce jour-là.

7. Faites connaître vos préférences

Des études ont montré le fait que non seulement trop mais aussi trop peu d'e-mails peut causer du stress en raison d'un décalage entre les préférences de communication de différentes personnes. Certaines personnes peuvent souhaiter recevoir un courrier électronique et faire face à un trafic électronique élevé bien mieux que d’autres moyens de communication. Pour ces personnes, réduire le nombre d'e-mails qu'ils reçoivent peut entraîner plus de stress qu'il n'en soulage.

Alors, considérez les différences individuelles des gens et faites connaître les vôtres. Ajoutez vos préférences de contact préférées à votre signature électronique, qu'il s'agisse d'un courrier électronique, de messages texte ou instantanés ou d'un appel téléphonique.

8. Considérez des vacances 'rebondir'

L’arriéré de courriels accumulé au cours de la semaine semble être l’un des problèmes sources de technostress les plus citées pour les travailleurs. Pensez à configurer un système dans lequel les courriers électroniques sont renvoyés à l'expéditeur lorsqu'une personne est en vacances, avec un courrier électronique de contact alternatif pour les demandes urgentes. Cela vous permettrait de revenir à une boîte de réception gérable.

9. Avoir un téléphone de travail séparé

Faites-en le seul appareil mobile sur lequel vous pouvez accéder aux courriels professionnels, ce qui vous donne la liberté de le désactiver après les heures de travail. Pensez également à désactiver le courrier électronique. "pousser" (C’est là que votre serveur de messagerie envoie chaque nouvel e-mail à votre téléphone lorsqu’il arrive sur le serveur) et choisissez plutôt un programme régulier (par exemple, une fois par heure) pour que les e-mails soient envoyés sur votre téléphone (cela augmente également la durée de vie de la batterie).

10. Évitez de passer la nuit à l'écran

La recherche suggère L'utilisation tardive du téléphone intelligent réduit notre capacité à nous endormir et conduit également à des pensées et à un stress constants au travail. Cela réduit la qualité de votre sommeil. Faites du lit une zone sans téléphone pour améliorer votre hygiène du sommeil.La Conversation

A propos de l'auteur

Ricardo Twumasi, maître de conférences en psychologie organisationnelle, Université de Manchester; Cary Cooper, professeure 50th Anniversary de psychologie organisationnelle et de la santé, Université de Manchesteret Lina Siegl, chercheuse au doctorat, Université de Manchester

Cet article est republié de La Conversation sous une licence Creative Commons. Lis le article original.

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