10 façons d'obtenir au-dessus de votre boîte de réception de messagerie surchargée

10 façons d'obtenir au-dessus de votre boîte de réception de messagerie surchargée

shutterstock.com

La plupart d'entre nous sont accro à l'email. Certains estimations disent nous passons près de cinq heures et demie chaque jour de la semaine à le vérifier.

Malgré l'explosion des médias sociaux ces dernières années, le courrier électronique n'est pas en déclin. Estimation des enquêtes que le nombre d'e-mails envoyés chaque jour aura atteint 246 milliards dans 2019 (contre 205 milliards dans 2015). Et il y a des preuves cet e-mail est autant l'apanage des jeunes que ceux qui étaient là quand il a été inventé.

Vous pourriez penser que nous travaillons tous plus longtemps et plus dur. Il y a une part de vérité là-dedans. Mais la hausse de l'utilisation du courrier électronique peut également s'expliquer par nos tentatives de traiter la surcharge de la boîte de réception, à côté de la plus générale montée de la dépendance numérique. Le courrier électronique n'est plus l'apanage de nos ordinateurs de bureau et portables, et la plupart d'entre nous y accédons maintenant sur nos smartphones et tablettes, souvent dans le confort de nos lits.

Nous avons tendance à répondre rapidement aux e-mails, ce qui suggère que nous les vérifions constamment et essayons de vider le seau, même s'il se remplit à nouveau. Pour finalement maîtriser nos boîtes de réception, nous devons nous attaquer aux causes profondes et pas seulement aux symptômes qui s'enflamment fréquemment.

Voici dix façons de prendre le contrôle de votre boîte de réception chaotique.

1. Arrêtez d'utiliser le courrier électronique comme service de conversation de remplacement

Le courrier électronique n'est pas vraiment conçu pour une conversation rapide. Il est fastidieux de patauger dans les conversations allongées et enfilées qui encombrent les boîtes de réception. Utilisez des méthodes alternatives et mieux adaptées. Et, idéalement, résoudre les choses face à face ou par téléphone en premier lieu.

2. Méfiez-vous des messages répétés

Ceci est connu comme le problème de "Réplication de message". Un message texte arrive: "Je vérifie que vous avez reçu mon email". Le téléphone sonne: "Je viens de vous envoyer un email".

Beaucoup de gens ne font toujours pas confiance aux décisions acceptées virtuellement. Un grand nombre de décisions par messagerie et par courriel ne sont pas entièrement crées et nous nous retrouvons avec une hiérarchie de la réplication des messages. Des textes pour confirmer les messages des médias sociaux, des courriels pour confirmer les textes, des appels téléphoniques pour confirmer les courriels et des réunions en face à face pour confirmer les appels téléphoniques.

Ce chevauchement prend beaucoup de temps et peut prêter à confusion. L'email n'est pas un bon endroit pour la prise de décision formelle. La salle de réunion où nous nous rencontrons en tant qu'êtres humains réels est toujours l'endroit le plus influent pour beaucoup de gens.

3. Désherber votre jardin d'email

Une boîte de réception encombrée est comme un jardin envahi par les mauvaises herbes. Il est rentable à long terme de passer un peu de temps à supprimer les messages encombrants.

Une astuce simple et efficace consiste à utiliser la fonction de recherche et à rechercher le terme "se désinscrire". Cela fera apparaître un nombre étonnamment élevé de bulletins d'information dont vous n'avez même pas la mémoire.

Même aprèsGDPR, vous pouvez trouver des centaines de courriels indésirables. Passez en revue chacun d'eux et désinscrivez-vous. Ce sera un cas de douleur à court terme pour un gain à long terme.

4. Utilisez le dossier spam à bon escient

L'identification automatique des spams s'est améliorée ces dernières années. Mais ils se glissent toujours dans nos boîtes de réception. C'est un autre moyen facile de désherber les emails. Il vaut la peine d'éduquer votre dossier de courrier indésirable pour qu'il devienne encore meilleur en y plaçant les messages suspects. Recherchez également dans votre dossier spam pour supprimer les courriels légitimes qui y ont été placés inutilement.

5. Demandez à vos amis et collègues d'arrêter de vous envoyer un e-mail

Ne sois pas timide. Peut-être faire preuve de tact. Les e-mails indésirables provenant de vos proches sont une autre cause de surcharge des e-mails. Soyez prêt à demander poliment à d'autres personnes d'arrêter de vous envoyer des courriels qui seraient mieux partagés lors d'une réunion, au téléphone ou sous forme de message texte.

6. Gardez vos demandes simples

N'envoyez pas de courriels trop compliqués. Si vous demandez cinq choses, beaucoup de gens ne répondent correctement à la dernière chose sur votre liste. Cela génère simplement d'autres courriels à la recherche des quatre autres éléments.

7. Assurez-vous que vos réponses sont complètes

Répondez à tout dans un e-mail que vous recevez. Ne pas le faire crée simplement d'autres courriels à la recherche de ce à quoi vous n'avez pas répondu.

8. Seulement vérifier votre email à des heures fixes

Il est des preuves croissantes que nous sommes plus productifs (et moins stressés) si nous vérifions et répondons aux courriels seulement quelques fois par jour. C'est un mythe que nous devons être en contact minute par minute. Et, si vous devez le faire, l'email n'est pas la meilleure méthode. Utilisez une forme de messagerie instantanée.

9. Répliquez votre en-tête de sujet dans le corps de l'e-mail

Vous pourriez penser qu'écrire quelque chose deux fois est une perte d'effort. Pas si avec email. Ecrivez exactement ce que votre e-mail recherche comme résumé (mots 15 maximum) dans la ligne d'objet de votre e-mail, puis terminez votre e-mail avec la même phrase. Le dire clairement et deux fois augmente la probabilité d'obtenir une réponse complète et appropriée, ainsi que les demandes recevant une réponse correcte.

10. Abandonner complètement l'email

Le nombre d'exemples de personnes et d'organisations qui ont cessé d'utiliser le courrier électronique tout à fait et utilisé autres méthodes de communication, continue d'augmenter (bien que cela reste à voir à long terme). Pourtant, donner des courriels peut vous rendre moins stressé et plus productif. D'autres méthodes de communication sont souvent plus fluides. C'est vraiment possible. Essayez-le pendant une semaine.

La ConversationDonnez quelques conseils, ou tous ces conseils. Parfois, ces choses que nous tenons pour acquises sont celles qui nous causent le plus de problèmes.

A propos de l'auteur

Paul Levy, chercheur principal en gestion de l'innovation, Université de Brighton

Cet article a été publié initialement le La Conversation. Lis le article original.

Livres connexes

{amazonWS: searchindex = Livres; mots-clés = gestion des e-mails; maxresults = 3}